.RU

Учебное пособие Санкт-Петербург 2004 удк рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к э. н. М. К. Авьерино


МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»

Кафедра производственного менеджмента


С.Ф.Алексеева


ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО


Учебное пособие


Санкт-Петербург

2004

УДК


Рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к.э.н. М.К.Авьерино


В учебном пособии рассматриваются современные требования к оформлению документов и организации документооборота, классификация систем документации, нормативно-методическая база делопроизводства, даётся обзор истории развития государственного делопроизводства. Учебное пособие основано на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, а также изучении практики делопроизводства государственных и коммерческих предприятий и фундаментальных работ в данной области.

Пособие предназначено для студентов экономического факультета, обучающихся по специальностям 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 060800 «Экономика и управление на предприятии (социально-культурной сферы)», 061100 «Менеджмент организации», а также студентов факультета массовых коммуникаций, обучающихся по специальности 061000 «Государственное и муниципальное управление». Кроме того, оно может быть полезно для студентов других факультетов при изучении дисциплин «Делопроизводство и корреспонденция», «Информационные технологии управления», «Культура бизнеса» и др.

ВВЕДЕНИЕ

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы и осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» / 2 /.

Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце Х1Х в. с изобретением пишущей машинки возник и широко распространился машинописный способ создания документов. С изобретением телефона и телеграфа возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов – телеграммы, телефонограммы. В конце ХХ в. с появлением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма (факс). Примерно в это же время началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, оформления, хранения, изготовления и пересылки документов.

Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные и докладные записки создаются и рукописным способом.

В любом случае итогом документирования является документ. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами /12/. Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческой деятельности.

В последнее время синонимом термина «делопроизводство» стало «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий.


^ 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА


Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в, в Древнерусском государстве была культура написания документов /14/. Примером могут служить договоры с Византией 911 и 945 гг., в которых, кроме того упоминается о практике составления других документов - письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.

Первоначально круг профессиональных специалистов в области создания и обработки документов пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Уже в период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978 - 1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались претенденты на должности “печатников” - хранителей княжеской печати, а также судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и других крупных феодалах. С XIV в. термин “дьяк” закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство.

Параллельно накоплению традиций в сфере документирования и формированию круга профессиональных специалистов в этой области стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. устойчивые типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - “формулярники”.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах “хартией” или просто “телятиной”. Самой древней формой документа была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 15 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогой материал использовали снова.

С увеличением количества документов потребовались места для наиболее безопасного их хранения. Это были, как правило, центральные городские храмы, посвященные святым, выбранным в покровители данного города. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение в храме придавало документу юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого свободное место в духовных книгах.

В те времена существовало большое количество документов - уставные, вкладные, купчие грамоты: заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д. Однако система делопроизводства еще не сложилась.

Система государственного делопроизводства начинает складываться с середины XV в. в период формирования русского централизованного государства. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы (места с постоянным штатом людей, занимающихся делопроизводством). Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период с XV по XVII вв. принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов.

В этот период часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до десяти. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на (старших), “средних” и ‘молодых” (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в “столы” - структурные подразделения по территориальному признаку. Распорядительная деятельность принадлежала приказным судьям, дьяки с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Для приведения в исполнение решений существовали особые должности - толмачи, трубник и др. Они доставляли переписку приказов по принадлежности, вызывали тяжущихся в суд и т.д.

На местах в ведении приказов состояли воеводы. управлявшие территорией и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою канцелярию - приказную избу и помощников - “меньших” воевод и дьяков Приказная изба делилась на столы.

В ХУ в. дорогой пергамент сменила бумага, первоначально привозимая из западноевропейских стран, а со второй половины XV в. - отечественная. В те времена бумага делалась из тряпья, а чернила - из солей железа и дубильных веществ. добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Такой текст почти не выцветал, поэтому и сейчас архивные документы того времени достаточно хорошо читаются.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться специфическая форма документа - столбец, т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Столбец по существу являлся “делом”, последовательно отражавшим все “производство” по данному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, п канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах. на скамьях, особо ценные - в специальных футлярах или просто в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был невелик: грамоты - царские указы, посылаемые из приказов на места, наказы царя воеводам и другим местным начальникам, отписки и доклады, поступавшие в приказы от воевод, памяти - письма между приказами, челобитные - обращения граждан к центральной власти.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата, обозначение автора и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты и обозначения автора и адресата, а затем излагалось существо вопроса. В заключительной части обозначалась дата и место написания документа.

При поступлении документа в приказ на нем проставлялась дата и дьяк делал помету “Выписать”, что означало “Навести справки”. Этот момент можно считать началом рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы, где дьяк или старший подьячий собирали нужный материал, готовили проект ответного документа (решения по делу). Решение по делу принималось коллегиально думными дьяками по представлению дьяка. После вынесения решения дьяк “чернил” (исправлял) документ, младший подьячий переписывал набело. подьячий сверял документ с черновиком и удостоверял («справлял») его своей подписью (“справой”). Подпись подьячего не придавала документу юридической силы, а только выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику. За ошибки в документах подьячих строго наказывали - били батогами или лишали жалования. Юридическую силу документу придавала “припись” дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

В 1720 г. Петр 1 утвердил Генеральный регламент, который стал законодательной основой реформы делопроизводства. Этот документ ввел “коллежскую” систему делопроизводства. берущую свое название от учреждений нового типа - коллегий. В состав коллегий входили: президент. вице-президент, советники и асессоры. Решения в этих учреждениях принимались преимущественно коллегиально, чему Петр 1 придавал особое значение, отмечая, что ‘все лучшее устроение через советы бывает”.

Этим законодательным актом отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая сосредоточивается в канцелярии во главе с секретарем. Под руководством секретаря работали: нотариус, актуариус, регистратор канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода). и вахмистр (сторож для охраны). Нотариус вел протоколы заседаний и реестр нерешенных дел, актуариус отвечал за сохранность документов и заготовлял канцелярские принадлежности, регистратор выполнял новую для делопроизводства функцию - регистрировал в специальных книгах все входящие и исходящие документы.

При каждой коллегии состоял прокурор, который наблюдал за законностью и порядком решения дел. Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места в членов коллегии на документе. который они обсуждали. Решенные дела сдавались в архив, возглавляемый архивариусом.

В коллежской системе делопроизводства возникло большое число новых документов, должностей и терминов, их определяющих. Оттуда к нам пришли понятия указ, регламент, резолюция, инструкция и т. д.

В начале ХIХ в. произошла новая реформа в системе государственного управления п делопроизводства. Вместо коллегий появились новые учреждения - министерства, руководимые министрами на принципах единоначалия, Министерства делились на департаменты, а те, в свою очередь, - на столы. Законодательным актом, определяющим всю систему министерского устройства. и делопроизводства, явилось «Общее учреждение министерств». Само понятие делопроизводства в то время обозначало не только деятельность канцелярии. но и всего учреждения, а под “делом” понималась не папка с документами, как в современном делопроизводстве, а решаемый вопрос. для обозначения понятия, аналогичного современному делопроизводству, существовал термин «письмоводство»

Авторы «Общего учреждения министерств» четко разделили два аспекта делопроизводства: формы документов и порядок их движения, основой которого является принятый в учреждении порядок рассмотрения вопросов или по современной терминологии - процесс приятия управленческих решений.

В период министерского делопроизводства изменилась и форма документов - появились бланки с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Набор и расположение реквизитов практически мало отличается от современного бланка. Появляется большое количество специальной литературы, в том числе и теоретической, в которой впервые формулируется классификация документов. Регулярно издаются специальные письмовники - сборники образцов документов, предназначенные как для чиновников, так и для частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

В конце ХIХ в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских министерствах стали использоваться пишущие машинки, что привело к ускорению работы канцелярии и позволило изготавливать сразу несколько копий документа. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, что привело к сокращению объема документов. Появление пишущих машинок явилось поистине технической революцией в делопроизводстве и сравнимо только, пожалуй, с появлением компьютера.

Октябрьская революция 1917 г., нацеленная на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменила государственный аппарат. Для непосредственного управления страной было создано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком), а для управления отдельными отраслями - 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Для законодательного оформления деятельности властных структур и упорядочения процессов документирования 30 октября 1917 г. Совнарком издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов», а 2 марта 1918г. - постановление «О форме бланков государственных учреждений». При разработке новой технологии управления использовался опыт работы предшественников, например, за основу «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» был взят аналогичный документ военного ведомства 1911 г. Много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

В 20-е годы были организованы исследования в области управления, научной организации труда и делопроизводства, вышли наиболее важные нормативные документы в сфере документационного обеспечения управления. Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда и делопроизводства. Для координации работ в масштабах всей страны в 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления, а в 1926 г.- Государственный институт техники управления (ИТУ). ИТУ подготовил проект «Общих правил документации и документооборота», в котором использованы результаты новейших зарубежных и отечественных разработок в этой области.

В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность альтернативных подходов к системе делопроизводства. В результате ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские центры, занимавшиеся вопросами научной организации труда и делопроизводства. При этом максимум усилий направляется па закрепощение правовыми методами населения страны, для чего совершенствуется система учета советских граждан. В отдельных крупных ведомствах проводились работы по совершенствованию системы бухгалтерской и кадровой документации, и удалось достичь определенных успехов. Однако в государственном масштабе наблюдался разнобой в области управления и делопроизводства.

Для преодоления этого недостатка необходимы были радикальные меры, которые предполагалось принять по результатам проведенного в 1941 г. межотраслевого совещания по оргтехнике. Программа, принятая на этом совещании, содержала вопросы создания организационно-методического центра, разработки нормативной базы, механизации труда в делопроизводстве и т.д. Практической реализации этой программы помешала Великая Отечественная Война, а затем годы восстановления разрушенного народного хозяйства.

Вновь повышение интереса к вопросам документационного обеспечения управления наблюдается в 60-е годы. С 1958 г. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (ГАУ) стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства предприятий и организаций, а в 1966 г. в рамках Архивной службы был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Этой организацией совместно с другими ведомственными институтами была разработана Единая государственная система документации (ЕГСД), в которой ее авторы обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

Новая редакция этого документа носит название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) и восполняет пробелы в ЕГСД в части новых информационных технологий. Этот документ утвержден начальником Главного архивного управления в 1988 г. В 70-80-е годы появились ГОСТы на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и др.), общесоюзные классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.), унифицированные системы документации (УСД) и серия государственных стандартов на эти унифицированные системы.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в 1997 - новый ГОСТ Р 6..30-97 (Требования к оформлению документов). а в 1998 - ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В последних нормативных документах отражены изменения в документации и документообороте, которые явились результатом изменения общественных отношений и появления новых форм собственности. В 2000г. были внесены изменения в ГОСТ Р 6.30-97, а в 2003 г. он заменен новым – ГОСТ Р 6.30-2003.

.Получившие широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные па русский язык. К сожалению, эти шаблоны полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.


^ 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА


Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты /13/.

Общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц регламентируются законодательством Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации и ликвидации юридического лица, определяет виды и форму договоров и т.д.

Трудовой Кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения, устанавливает виды и содержание трудовых договоров, номенклатуру и порядок оформления документов по приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации сотрудников организации.

Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 г. 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской федерации, обязательные для всех органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля за соблюдением государственных стандартов и ответственность за нарушение положений закона. Закон возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. 24-ФЗ устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Законом устанавливается порядок документирования информации, право собственности па отдельные документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации /2/.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. №85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты, ограничения при международном информационном обмене (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации) и другие вопросы международного информационного обмена.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г №5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Федерации “Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне” от 30 ноября 1995 г, постановлении правительства Российской Федерации “О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну” от 5 декабря 1991 г, постановлении Пенсионного фонда России “Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию” от 30 августа 1996 г.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г., регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов, определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде /1/. В развитие Основ законодательства об архивах приняты: Указ президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. “Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации”, Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от З марта 1993 г. “О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве” и др.

Закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ определяет основные понятия в области электронного документооборота и требования к юридически значимому электронному документу.

Основные понятия, принципы и базовые правила ведения делопроизводства изложены в ^ Государственных стандартах

Существует самостоятельный комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации.

ГОСТ 6.10..3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр- образец.

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет.

ГОСТ 7.32-91 (2000). Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

С целью сокращения количества документов, снижения трудовых и временных затрат на их подготовку в обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных создаются унифицированные системы документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности,

средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению / 14/.

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации:

унифицированная система финансовой учетной н отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной н отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы. содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды /14/.

В настоящее время действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

С точки зрения содержания классификаторы подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях - общероссийский классификатор стандартов (ОКС), Общероссийский классификатор валют (ОКВ), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.

2. Классификатор информации об организационных структурах - Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах - Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и т.д.

Например, ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению. Код состоит из семи цифр и проставляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” в унифицированных формах документов.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки отраслевых стандартов, инструкций министерств и ведомств по делопроизводству, различных инструкций. Примером таких документов могут служить «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», введенная в действие Приказом Федеральной архивной службы от 27.11.2000 №68 /6/, различные инструкции министерства по налогам и сборам и т.д.

Конкретные операции технологии делопроизводства и методы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) регламентируются рабочими документами организации – приказом об организации делопроизводства, приказом об отнесении информации к конфиденциальной, инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями и т.п.

3. ДОКУМЕНТ


3.1. Т р е б о в а н и я к д о к у м е н т у


Документы являются источниками и носителями информации. Они служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, имея юридическую силу, являются доказательством. Историей документ рассматривается как исторический источник. В управленческой деятельности документ является предметом труда и результатом труда.

Слово «документ» произошло от латинского «documentum» - доказательство. В начале ХХ века документ рассматривался как “деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-нибудь” /16/. В настоящее время документ рассматривается в первую очередь как носитель информации. В соответствии с Оксфордским словарем “документ - это текст или изображение, имеющие информационное значение”, а по ГОСТ Р 51141-98 «документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» /7/.

Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звуко- или видеозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Для правильного принятия решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Это общие требования к документу как источнику информации.

^ Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

Кроме того, на рабочее место руководителя или исполнителя информация

должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В крупных фирмах информация, поступающая руководителю, представляется в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…»

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим требованиям:

Сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и трудовой стаж, являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации и могут являться причиной материальных потерь для работников (например, при неправильном начислении пенсии) или самого предприятия при решении суда компенсировать работнику ущерб от несправедливого по его мнению увольнения.

Таким образом, знание современных правил оформления документов и организации делопроизводства поможет работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности.


3.2. К л а с с и ф и к а ц и я д о к у м е н т о в


Согласно ГСДОУ документы классифицируются по целому ряду признаков.

1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото-, кино-, видеодокументы, акустические

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на компьютере, множительных аппаратах и типографским способом

К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото-, кино- и видеодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Они позволяют запечатлетъ объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. д.

2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу в т.д.

З) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, письма, заявления и т.д.

4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, при чем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставлены свободные места. Такие документы экономят время на их составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легче обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

6) По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, составленные для решения своих внутренних задач и не выходящие за пределы организации. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

8) По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.д.)

9) По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и документах ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. За разглашение информации документов, имеющих гриф секретности, а также за их утрату виновные привлекаются к ответственности.

10) По юридической силе различают документы подлинные и подложные. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по какой-либо причине (например, истечение срока действия доверенности).

11) По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.

Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции.

Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия». Копия юридической силы не имеет. Для придания копии юридической силы она заверяется соответствующим образом. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовлена одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверена. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

На различных предприятиях и в учреждениях состав и количество создаваемых документов неодинаково и определяются:

- кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности;

- объемом и характером компетенции;

- порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);

- объемом и характером взаимосвязей с другими субъектами.

Взаимоотношения между подразделениями предприятия и отдельными предприятиями и организациями устойчивы и регламентируются различными правовыми нормами, вследствие чего все информационные потоки имеют устойчивый «запрограммированный» характер.

Следствием стабильности функций организации является тематическая ограниченность решаемых ею задач. Эти функции поддаются описанию, классификации, регламентации. Таким образом, круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.

Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность — это всегда “игра по правилам”. Следствием этого является повторяемость управленческой информации.

Рассмотрим влияние информационных связей предприятия на объем и номенклатуру его документации. На рис.1 представлена упрощенная структура коммерческого предприятия и его внутренние и внешние информационные связи .

Р
Предприятия-поставщики
ис. 1. Упрощенная структура предприятия и его информационные связи


Совет учредителей

Совет учредителей


Предприятия-покупатели




Генеральный директор


Предприятия-соисполнители

Генеральный директор

Секретарь



Налоговая инспекция


Производственный отдел

Бухгалтерия


Производственный отдел

Бухгалтерия

Отдел кадров


Банк


Государственные учреждения




Коллегиальная деятельность совета директоров (учредителей) фиксируется в протоколах, распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу. Кроме того, руководство предприятия планирует финансово-хозяйственную деятельность, что находит свое отражение в плановой документации. После выполнения определенных этапов работы или после наступления календарного срока составляется отчетная документация.

Отдел кадров (или менеджер по персоналу) занимается подбором кадров, повышением квалификации сотрудников, поощрениями, аттестацией и переподготовкой персонала. В соответствии с этой деятельностью служба готовит положения, инструкции, представления, проекты приказов и занимается оформлением других документов по личному составу. Иногда эти функции выполняет секретарь.

Производственно-хозяйственная деятельность, которой занимается производственный отдел, находит свое отражение в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Бухгалтерия составляет финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы, годовые отчеты, акты ревизий и инвентаризаций, планы, сметы, счета, кассовые книги и др.).

От государственных н муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

Кроме того, сотрудники предприятия пишут при необходимости заявления, автобиографии, выдают расписки и личные доверенности, т.е. составляют официально-личные документы.

Все перечисленные документы относятся к управленческим и организационно-распорядительным документам (ОРД) Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия и деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Таким образом, все документы, создающиеся на предприятии или в организации, условно можно разделить на следующие группы /14/:

1) система учредительных документов;

2) система организационных документов:

З) система распорядительных документов;

4) система документов по личному составу:

5) система финансово-бухгалтерских документов:

6) система справочно-информационных документов;

7) система плановых документов;

8)система отчетных документов;

9) система официально-личных документов.

Ниже мы рассмотрим правила оформления документов, используемых практически на каждом предприятии вне зависимости от его специфики.


3.3. О б щ и е п р а в и л а о ф о р м л е н и я

д о к у м е н т о в


Документы являются составной частью имиджа предприятия, его визитной карточкой. Документ, выполненный на неприглядном, «бедно» оформленном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом производит нежелательное впечатление о предприятии. По той же причине все меньше применяется резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги. Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе.

Современный дизайн оформления бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе бумаги особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера. Бланки изготавливают типографским способом или при помощи персонального компьютера. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, которые являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

1) юридическую силу документов;

2) оперативное и качественное составление и исполнение документов;

3) организацию быстрого поиска документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Стандартом устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210*297 мм ) и А5 (148*21() мм ). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата АЗ (297*420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков, и А6 - для справок /8/.

Все документы должны иметь поля. Стандартом задан минимальный размер полей в мм:

левое - 20

правое - 10

верхнее - 20

нижнее - 20

Для удобства подшивки документов рекомендуемый размер левого поля - 30 мм.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания. которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию. Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.

Основные черты делового стиля:

- нейтральный топ изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения. Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических лиц.

В силу этого личный, субъективный момент в текстах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключают слова, имеющие эмоциональную окраску (слова, имеющие уменьшительные и ласкательные суффиксы, междометия и т.д.).

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа, исключающую двусмысленности и обеспечивающую адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов и др. Ясность текста определяется правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности /13/.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и т.д.). Первоначально слово «реквизит», происходящее от латинского «requisitum» (потребность), означало совокупность формальных элементов документа, отсутствие которых лишает его юридической силы, а затем стало обозначать все элементы документа.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе в определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного типа документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение реквизитов.

ГОСТ Р 6 30-2003 устанавливает максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Так как некоторые их них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Установлен следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 - наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка па регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей показаны на рис.2 и рис.3.


Рнс.2.Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка


17


20 73 88 10


01 02 03 16 19


  1. 09 10 15

04 05 06 07



  1. 12 17

13

14

18


20


21 22 25

  1. 24 26

27

28 30 29


3




51




18




297





20

40

16

20

210

Рис. 3. Расположение реквизитов на формате А4

продольного бланка

20 10

17 01 02


20


10


16
3


01 02 03 16 19


08 09 10

04 05 06 07


11 12 15


  1. 14


18 17


20



  1. 22 25




  1. 24 26

27

28 30 29


11717



73







18




297





20


40




20


210

Государственный герб Российской Федерации (01)

Государственньй герб помещают на бланках только в случаях, предусмотренных Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1,ст.5021), на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, высших органов управления и т.д.

^ Герб субъекта Российской Федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства - «Российская Федерация».

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий и населенных пунктов

^ Эмблема организации или товарный знак (03)

Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают в соответствии с уставом (положением об организации) на уровне названия организации или на верхнем ноле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

^ Код организации (04)

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.

^ Основной государственный регистрационный номер юридического лица (05)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

^ Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (06)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

^ Код формы документа (07)

Для целей унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации существует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который устанавливает классификацию конкретных форм документов. Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например, 0222152 - штатное расписание, 0276030 - график отпусков и т.д.

^ Наименование организации (08)

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при её наличии). Все эти наименования даются в именительном падеже. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

^ МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

^ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»

(СПбГУКиТ)


Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа наименования на русском языке.

Наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

^ Справочные данные об организации (09)

Этот реквизит указывается только в письмах. Обязательными справочными данными являются почтовый адрес и номера телефонов (юридический адрес). По усмотрению организации могут быть указаны дополнительные справочные данные - номера факсов, телексов, счетов в банках, адрес электронной почты и др. Банковские реквизиты необходимы только на бланках писем по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

Почтовый адрес выполняется в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. указывается улица, номер дома, город, почтовый индекс. Далее дается номер телефона секретаря, коммутатора или справочной службы.

^ Наименование вида документа (10)

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документа, кроме писем и факсов. Исключение составляет гарантийное письмо, в котором указывается наименование документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа печатают прописными буквами, например:

^ АКТ, ПРИКАЗ.

Дата документа (11)

Дата является одним из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 апреля 2004 года следует оформлять: 15.04.2004. Допускается оформлять дату в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Это соответствует международным стандартам и обычно используется в международной переписке. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 15 апреля 2004г.

^ Регистрационный номер документа (12)

Регистрационный номер это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Обозначение может быть цифровым, буквенным или комбинированным.

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений и т.д.) это обычно порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, т.е. с сентября.

Номер письма состоит обычно из порядкового номера самого письма по регистрационному журналу, индекса структурного подразделения (или должностного лица), подготовившего документ, и номера дела, куда подшита копия отправленного документа.

Например: №150/22-01, где 150 - порядковый номер по журналу регистрации, 22 - индекс подразделения, 01 - номер дела. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

^ Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем и факсов. Заполняется ОН при оформлении письма-ответа на инициативное письмо. Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма, например:

utverzhdeno-prikazom-ao-kazahtelekom-ot-28-marta-2011-goda-94-tendernaya-dokumentaciya-stranica-6.html
utverzhdeno-prikazom-departamenta-obrazovaniya-i-nauki-kostromskoj-oblasti-ot-01-03-2011-g-4231.html
utverzhdeno-prikazom-generalnogo-direktora-oao-obl-tv-dokumentaciya-o-zakupkah-tovarov-rabot-i-uslug-dlya-nuzhd-otkritogo-akcionernogo-obshestva-stranica-3.html
utverzhdeno-prikazom-gosudarstvennogo-komiteta-ukraini-po-standartizacii-metrologii-i-sertifikacii-ot-27-iyulya-1995-goda-257-gosudarstvennij-klassifikator-ukraini-klassifikator-professij-dk-003-95-predislovie.html
utverzhdeno-prikazom-ot-12-yanvarya-2015-goda-01.html
utverzhdeno-prinyato-na-obshem-sobranii.html
  • college.bystrickaya.ru/12-nejronnie-seti-1-struktura-sistem-mnogokriterialnogo-prinyatiya-reshenij.html
  • laboratornaya.bystrickaya.ru/publichnij-otchet-o-deyatelnosti-mou-sosh-30-g-novoaltajska-za-2010-2011uchebnij-razmeshen-na-sajte-shkoli-30-06-2011.html
  • tests.bystrickaya.ru/kulturne-intelektualne-i-filozofske-revolucie-6-i-osh-po-neki-politichki-mag.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tema-nash-kraj-v-proshlom-kraj-rodnoj-mne-serdcu-milij.html
  • books.bystrickaya.ru/chto-znachit-stanovitsya-lichnostyu-perevod-m-m-iseninoj-pod-redakciej-d-p-n-e-i-iseninoj.html
  • vospitanie.bystrickaya.ru/yu-i-muhin-lunnaya-afera-ssha-stranica-18.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tablica-2-podo-vi-pusk-n-poteri-svyazannie-s-siloj-treniya-pryamih-i-spiralevidnih-trub-iz-medi-i-stekla.html
  • write.bystrickaya.ru/glava-3-mishel-fuko-nadzirat-i-nakazivat-rozhdenie-tyurmi-.html
  • nauka.bystrickaya.ru/urok-literaturi-po-teme-vse-mi-rodom-iz-detstva.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/organizaciya-raboti-po-upravleniyu-personalom-na-predpriyatii-ooo-kristall-i-puti-ee-sovershenstvovaniya.html
  • essay.bystrickaya.ru/depopulyaciya-rossii.html
  • literature.bystrickaya.ru/ekskursionnaya-programma-v-bogolyubovskij-monastir-palati-knyazya-andreya-sobor-rozhdestva-bogorodiciinterer-cerkov-pokrova-na-nerlieksterer-po-pogodnim-usloviyam-otezd-v-suzdal-vremya-v-puti-1-chas.html
  • essay.bystrickaya.ru/diagnostika-smertelnih-otravlenij-alkogolem-i-ego-surrogatami-v-p-nuzhnij-direktor-rossijskogo-nii-zdorovya.html
  • zadachi.bystrickaya.ru/mesta-ustanovki-terminalov-po-rajonam.html
  • bukva.bystrickaya.ru/pedagogicheskie-tehnologii-programma-uchebnij-plan-v-sootvetstvii-s-gosudarstvennimi-trebovaniyami-k-minimumu-soderzhaniya.html
  • essay.bystrickaya.ru/biologiya-prikaz-30-12-2010-g-832-o-rezultatah-municipalnogo-etapa-vserossijskoj-olimpiadi-shkolnikov-po.html
  • institute.bystrickaya.ru/estestvnauki-v-celom-sistema-oboznach-dlya-slepih-po-tochn-naukam-bbk-20-byulleten-novih-postuplenij-za-dekabr-2010-goda.html
  • learn.bystrickaya.ru/glava-7-intervyu-majora-kazhana-hozyain-yantarya-aleksandr-shakilov.html
  • abstract.bystrickaya.ru/1-cel-regulirovaniya-nastoyashego-polozheniya-i-otnosheniya-reguliruemie-nastoyashim-polozheniem.html
  • knowledge.bystrickaya.ru/normativi-deyatelnosti-pri-provedenii-meropriyatij-po-kontrolyu-za-usloviyami-truda.html
  • abstract.bystrickaya.ru/1glava-6-kniga-pervaya.html
  • school.bystrickaya.ru/bogoslovie-ikoni.html
  • universitet.bystrickaya.ru/tridcat-sem-richard-bah-most-cherez-vechnost.html
  • teacher.bystrickaya.ru/galakticheskaya-federaciya-sveta-put-ot-invalidnosti-k-vozneseniyu-stranica-12.html
  • report.bystrickaya.ru/i-istoriya-11-biografiya-i-psihologicheskij-portret-lidera-bc-vya-bereslavskogo-dissertaciya-na-soiskanie-uchenoj-stepeni-kandidata-bogosloviya.html
  • kolledzh.bystrickaya.ru/5-ataka-i-kontrataka-okamenelosti-charlza-darvina-proishozhdenie-vidov.html
  • university.bystrickaya.ru/glava-xix-pogonya-za-sobstvennim-dedom-evgenij-nekrasov.html
  • books.bystrickaya.ru/carstvo-mandarina-svetlana-mirgorodskaya-aromalogiya-quantum-satis.html
  • lesson.bystrickaya.ru/mne-predlozhili-napisat-vstupitelnoe-slovo-k-etoj-knige-vse-v-etom-mire-sluchaj-ili-prednaznachenie-sudbi-moya-vstrecha-s-lyubomirom-vracharevichem-proizoshla-le.html
  • uchebnik.bystrickaya.ru/utverzhdayu-ta-lekciya-dlya-studentov-specialnosti-1-25-01-08-buhgalterskij-uchet-analiz-i-audit-specializaciya-1-25.html
  • assessments.bystrickaya.ru/bileti-po-biologii-dlya-obsheobrazovatelnih-shkol.html
  • credit.bystrickaya.ru/pobeg-iz-plena-lukashenko-a-i-dorogami-vozdushnogo-desanta-izd-2-e-dopolnennoe-i-pererabotannoe-m-moskovskij.html
  • paragraf.bystrickaya.ru/zhastar-sibajlas-zhemorlia-arsi.html
  • credit.bystrickaya.ru/otchet-raboti-detskih-bibliotek-muk-cbs-za-2009-god.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tematicheskoe-planirovanie-biologiya-7-klass.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.